QUY TẮC GIAO VIỆC

1. Phân việc đúng năng lực nhân viên
2. Phân chia công việc rõ ràng và có deadline cụ thể
3. Thường xuyên kiểm tra, giám sát công việc
4. Quan tâm và tạo dựng mối quan hệ tốt với nhân viên

- Bước 1: Chuẩn bị

+ Mô tả công việc cần giao:

• Mục tiêu của công việc.
• Tại sao bạn lại giao công việc cho nhân viên.
•  Khi nào bắt đầu?
• Những yêu cầu để đảm bảo công việc.

+ Kiểm tra lại khối lượng công việc hiện tại của nhân viên, tránh trường hợp gây áp lực cho họ.

+ Bạn có cần đào tạo bổ sung các kỹ năng để nhân viên có thể giải quyết công việc hay không?

+ Bạn sẽ giao việc như thế nào để nhân viên vui vẻ làm việc hết mình:

• Bạn nên hiểu rõ về nhân viên của mình: ưu nhược điểm, năng lực và động lực làm việc của họ.
• Lý do tại sao bạn lại tin tưởng giao công việc này cho họ.
• Nhân viên của bạn sẽ được lợi gì khi hoàn thành tốt công việc này

- Bước 2: Giao việc

Việc đầu tiên một người quản lý cần làm trong bước này là sắp xếp một cuộc trao đổi trực tiếp hoặc online để giao việc

+ Trao đổi kỹ lưỡng về mục tiêu của công việc.

+ Bạn sẽ trao quyền cho nhân viên ở mức nào? Khi nào họ có quyền quyết định và khi nào phải thông qua ý kiến của bạn?

+ Nhân viên có thể yêu cầu hỗ trợ và sử dụng những nguồn lực nào?

+ Xác định thời gian thực hiện, deadline và thời điểm báo cáo định kỳ để đánh giá quá trình thực hiện công việc.

- Bước 3: Theo dõi và kiểm soát công việc

1. Giao việc? Đừng bao giờ chỉ hỏi “đã hiểu chưa”
2. Nên chỉ rõ kết quả cần đạt được và thời hạn hoàn thành khi giao việc
3. Khi giao việc rồi vẫn cần hỏi han, theo dõi
4. Tổng kết rút kinh nghiệm kịp thời sau khi giao việc
5. Không nhất thiết cứ phải là việc lớn mới giao việc
6. Lên danh sách đầu việc cụ thể trước khi giao việc
7. Quyền hạn của người được giao việc cũng phải được quy định rõ ràng
8. Tìm đúng người, giao đúng việc
9. Giao việc rồi không can thiệp quá sâu
10. Giúp cấp dưới học tập được nhiều hơn thông qua giao việc

1. Công việc được hoàn thành theo cách tốt nhất
2. Nhà quản lý cải thiện hiệu quả sử dụng thời gian
3. Tạo ra đội ngũ kế cận làm việc đúng và chuyên nghiệp
4. Tạo động lực cho nhân viên
5. Giảm stress, căng thẳng trong công việc
6. Hiệu quả khi không làm việc trực tiếp

- Luôn nghĩ rằng sẽ đạt hiệu quả tốt hơn khi họ tự thực hiện công việc

- Lo ngại nhân viên quá tải khi giao việc

- Sợ rằng sẽ mất kiểm soát công việc

- Sợ rằng nhân viên sẽ thực hiện công việc tốt hơn mình

- Không có sự tin tưởng giữa các thành viên trong nhóm

- Không giao việc liên quan tới kỷ luật nhân viên

- Không giao việc khen thưởng nhân viên

- Không giao những công việc mang tính bảo mật

- Xây dựng một quy trình làm việc tinh gọn: Thiết lập các mục tiêu rõ ràng

- Công nghệ - không thể thiếu!

- Bảo mật dữ liệu

- Kiểm tra – đánh giá nhân viên linh hoạt

- Hãy trả lời 5 câu hỏi dưới đây:

+ Ai là người có đủ chuyên môn để hoàn thành nhiệm vụ?

+ Nhiệm vụ này có giúp nhân viên phát triển kỹ năng của họ? Đây có phải là một nhiệm vụ thường xuyên xảy ra không? Hay nó là một nhiệm vụ thách thức đòi hỏi kỹ năng mới?

+ Bạn có đủ thời gian để giao việc hiệu quả?

+ Đây có phải nhiệm vụ bạn nên giao cho nhân viên không? Các nhiệm vụ quan trọng cho sự thành công lâu dài (như tuyển dụng đúng người) thực sự cần sự chú ý của bạn.

+ Nếu câu trả lời là “Có” cho ít nhất 1 trong 4 câu hỏi trên, thì bạn có thể giao công việc này cho nhân viên.

- Các yếu tố khác đóng góp vào quá trình giao việc hiệu quả bao gồm:

1. Thời hạn của nhiệm vụ
2. Kết quả cần đạt được hoặc mục đích của nhiệm vụ

- Bạn nên giao việc cho ai?

Các yếu tố cần xem xét ở đây:

1. Những kinh nghiệm, kiến thức và kỹ năng của cá nhân áp dụng trong nhiệm vụ họ được giao phó.
2. Phong cách làm việc ưa thích của nhân viên.
3. Khối lượng công việc hiện tại của người này.

- Bạn nên giao việc như thế nào?

+ Bước 1. Trình bày rõ ràng nhiệm vụ và kết quả mà bạn mong muốn.

+ Bước 2. Xác định mức độ tự chủ của nhân viên khi thực hiện nhiệm vụ.

+ Bước 3. Thống nhất thời hạn (deadline) hoàn thành.

+ Bước 4. Xác định quyền hạn nhân viên cần có để thực hiện nhiệm vụ.

+ Bước 5. Giao việc từ cấp độ thấp nhất của tổ chức.

+ Bước 6. Cung cấp sự hỗ trợ đầy đủ.

+ Bước 7. Tập trung vào kết quả.

+ Bước 8. Tránh giao việc ngược.

+ Bước 9. Xây dựng động lực và cam kết.

+ Bước 10. Thiết lập và duy trì kiểm soát.